Snel afgeleid? 4 tips om je beter te focussen

Je begint aan dat ene dossier waar je al een week tijd voor zoekt. Er komt een mail binnen, een collega steekt zijn hoofd binnen met "heb je even?", je gsm licht op. Een halve dag later ligt het dossier nog open, op dezelfde pagina. En nochtans heb je de hele voormiddag gewerkt.

Geef je leiding, dan ken je dat misschien extra goed. Je dagen worden bepaald door de vragen en de problemen van anderen, en elke vraag lijkt dringend. Een van mijn coaches had er vroeger een woord voor: spobilo's, spontane binnenlopers. Alles wat je aandacht roept en je weghaalt van wat je aan het doen was. Vandaag zijn dat niet alleen collega's, ook je mailbox, je gsm en de meldingen van tien apps. In mijn boek Sterker na de val ↗ (opent in een nieuw tabblad) schrijf ik over leidinggevenden die geleefd worden door hun agenda en door de ad-hocvragen, in een cultuur waarin altijd bereikbaar zijn de norm is.

Wat een onderbreking kost.

Een onderbreking duurt zelden lang. Een mail lezen, een vraag beantwoorden, even kijken wie er belde. Wat je niet ziet, is wat erna komt. Je hoofd moet de draad terugvinden, zoals bij een boek waarvan je de bladwijzer kwijt bent: je leest twee bladzijden opnieuw voor je weer mee bent. Tien onderbrekingen op een ochtend, en er blijft weinig ochtend over.

Daarom helpen deze vier dingen.

1. Werk vanuit je agenda.

Vandaag is mijn agenda mijn belangrijkste werkinstrument, samen met Todoist, waar al mijn taken in staan. Vanuit mijn mailbox werk ik zo weinig mogelijk. Doe ik dat toch, dan werk ik aan wat het luidst roept of wat het laatst binnenkwam, en dat is zelden wat het belangrijkst is.

Plan dus blokken in je agenda voor het werk dat aandacht vraagt, en laat in die blokken je mail dicht. Je mailbox is een brievenbus: je kijkt erin op vaste momenten, je gaat er niet in wonen. Geef je leiding, zeg dan aan je team wanneer je bereikbaar bent. Een deur mag dicht, als iedereen weet wanneer ze weer opengaat.

Werk je vanuit je mailbox, dan werk je aan wat het luidst roept.

2. Beweeg.

Wie beweegt, kan zich daarna beter concentreren. Zit je de hele dag achter je computer, sta dan om het uur even recht. Haal een glas water, neem de trap, maak na de middag een toertje rond het gebouw. Het voelt als tijd die je verliest, en je krijgt ze dubbel terug.

3. Zorg voor je lijf.

Een moe of hongerig hoofd laat zich sneller afleiden. Dat klinkt vanzelfsprekend, en toch is het net dat wat als eerste sneuvelt op een drukke dag: de lunch aan je bureau, de late mail in bed, het glas water dat je vergeet. Wie zijn aandacht wil bewaren, begint bij slaap, eten en drinken.

4. Gun je hoofd af en toe complete rust.

Door gsm, internet en schermen is je hoofd de hele dag bezig. Zelfs op het toilet nemen we onze gsm mee. Je hersenen werken beter als ze af en toe helemaal niets moeten. Laat je gsm dus buiten de slaapkamer, en ook eens liggen als je naar de wc gaat. Laat de stilte even op je afkomen, zonder er iets mee te moeten. Wie daar meer ideeën voor zoekt, vindt er tien in Gun jezelf een pauze!